I læringssituasjonen brukes det ofte dokumenter, presentasjoner og annet elektronisk materiell for å bygge opp under eller erstatte tradisjonell pensumlitteratur. Filer utveksles vanligvis gjennom e-læringssystemer eller via e-post til studentene. Disse filene er ofte svært viktige kilder for studentens arbeid med emnet, derfor er det også viktig at disse i størst mulig grad er tilgjengelige for alle.
Universell utforming av dokumenter og presentasjoner kan gjøres enkelt – det krever mest av alt at en har i bakhodet at «dette skal være tilgjengelig». Veilederen som følger under hentet fra «Veileder – universell utforming av elektroniske dokumenter», publisert av Direktoratet for forvaltning og IKT og deretter oppdatert noe. For anvendelighetens skyld vil kun essensen presenteres her og den som er interessert i ytterligere materiell henvises til Difis sider om temaet.
Standardiseringsrådet har utarbeidet en referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor. I den har rådet blant annet vedtatt hvilke standarder og formater som skal benyttes for elektroniske dokumenter i forbindelse med utveksling og publisering av dokumenter i offentlig sektor.
Tabell: Oversikt over hvilke formater som skal brukes på forskjellige bruksområder.
| Format/standard |
Bruksområde |
|
HTML
(Hyper Text Markup Language)
|
Primærformat for publisering av
dokumenter med tekstlig innhold på statlige nettsider. |
|
ODT/ODF
(Open Document Text/Format)
|
Primærformatet når dokumenter
skal kunne redigeres av leser/mottager.
Eksempler kan være avtaler og kontrakter. |
|
PDF
(Portable Document Format)
|
Primærformat når dokumentet ikke skal
kunne redigeres av leser/mottager, og der
det er sentralt å bevare dokumentets visuelle
layout og formatering. For eksempel
informasjonsskriv og dokumenter i forbindelse
med saksbehandling. |
Mange vil kanskje være overrasket over at det klassiske Word-dokumentet (.doc, .docx) ikke inngår i disse standardene. Dette har sammenheng med at standardiseringsrådet legger vekt på såkalte «åpne løsninger», det vil si at dokumentet skal kunne leses og redigeres uten å måtte betale for et program som kan lese det. Men det er ingen grunn til å fortvile dersom du er en flittig bruker av Microsoft Word, dokumentet ditt kan i nyere utgaver av Word lagres som alle de tre formatene nevnt over gjennom å velge «Lagre som…» og deretter angi riktig format. Merk at det også er greit å publisere et dokument som .doc eller .docx
dersom du også lagrer det i et av de tre formatene som definert i tabellen. Dette kan i noen tilfeller være praktisk.
Under følger en del generelle tips for hvordan en utformer et tilgjengelig dokument.
Sørg for best mulig oppsett av tekstbehandlingsmiljøet
De beste resultatene får du med en ny versjon av Microsoft Office eller OpenOffice. Et minimum av programvare bør være Microsoft Office 2007 med Service Pack 2 eller OpenOffice 3.1. Det kan være en god investering å anskaffe Adobe Acrobat for å konvertere vanlige dokumenter til PDF, slik vil den endelige publikasjonen ha best tilgjengelighet.
Dokumentstruktur
Bruk tekstbehandlingsprogrammets innebygde stiler, eksempelvis overskrifter, til å definere strukturen i dokumentet. Dette gjør dokumentet mye mer tilgjengelig enn hvis det i stedet varieres voldsomt med skriftstørrelse og fete typer for å oppnå samme effekt som en visuell overskrift. Bruk for all del ikke tekstbokser, da disse er svært lite tilgjengelige.
Bilder
Ikke bruk bilder for å presentere tekst. Dette fordi tekst i bildeformat ikke lar seg lese av talesyntese eller leselist, noe som gjør at teksten på bildet blir utilgjengelig. Husk alltid å legge til alternativtekst til bildet, noe som gjør at blinde og svaksynte kan lese hva bildet skal illustrere. Dette gjøres enkelt i Microsoft Word eller OpenOffice Writer.
Microsoft Word: høyreklikk bildet du har lagt inn i dokumentet. Velg «Formater bilde…». I dialogboksen som dukker opp velger du fanen «Alternativ tekst» og skriver inn en forklarende bildetittel samt eventuell utdypende tekst.
OpenOffice Writer: Høyreklikk på bildet. Velg «Beskrivelse…» og skriv inn en forklarende bildetittel samt eventuell utdypende tekst.
Tabeller
Bruk alltid tekstbehandlingsprogrammets innebygde funksjon for å bygge tabeller, ikke bruk tabulatorer eller mange mellomrom for å lage noe som ser ut som en tabell. Den første raden i en tabell skal er forhåndsinnstilt som- og skal alltid brukes som overskriftsrad. Forsøk å holde tabellene så lite komplekse som mulig, dette gjør det enklere for alle.
Angi språk
For de som bruker opplesing, er det viktig å oppgi hvilket språk teksten er skrevet i, slik at hjelpeteknologier automatisk kan avgjøre hvilken stemme som skal brukes ved opplesingen. I tekstbehandlingsprogrammene kan flere språk angis i det samme dokumentet. Tekstbehandlingsprogrammene oppdager ofte språk automatisk, men det kan også gjøres manuelt. For å angi språk manuelt markerer du den teksten hvor du vil angi språk;
I Microsoft Word velges fanen «Se gjennom», deretter «Språk» og til sist «Angi korrekturspråk…».
I OpenOffice Writer velges fanen «Verktøy», deretter «Språk» og til sist «For utvalget».
Lenker
Når det opprettes en lenke i dokumentet er det viktig at teksten beskriver hva lenken peker til. Eksempelvis er det mye bedre å vise til en nyttig side om inkluderende læringsmiljø, enn til http://universell.no/sitepageview.aspx?sitePageID=1141. Tenk på at det som står i lenketeksten potensielt sett skal leses opp for de som bruker siden. Det blir da selvfølgelig viktig å ikke ha samme lenketekst på to forskjellige lenker som peker til to forskjellige sider. Unngå derfor å bruke formuleringer som å «finne mer informasjon her.»
Skrifttyper og størrelser
En grei huskeregel er å bruke skriftstørrelser på minst 12 i hele dokumentet. Legg også gjerne inn en linjeavstand på 1,5 for å skille linjene bedre fra hverandre.
Når det kommer til skrifttyper eller «fonter» som det ofte omtales som, er det særlig én ting det er verdt å merke seg. Det er viktig at skrifttypen er uten seriffer; disse finnes i skriftfamilien «sans-serif». Eksempler på kjente skrifttyper i denne familien er Verdana, Helvetica, Arial, Calibri, Tahoma.